سياسة الاحتفاظ بالبيانات

١. القاعدة

كل حاجة ورشة بتحتفظ بيها ليها مُحفّز احتفاظ ومدة، أو بيان صريح إن مفيش منهم اتحسم.

سجل الاحتفاظ بالبيانات هو الجرد. والسياسة دي هي طريقة دخول المدخلات فيه.

٢. مُحفّزات مش تقاويم

الاحتفاظ بيمشي من حدث، مش من تاريخ في تقويم: قفل الحساب، إتمام الحجز، حل النزاع، تأكيد البيان.

ده مهم لأن «بيتحفظ سنتين» ملتبس عن السنتين بيبدأوا إمتى، وقاعدة الاحتفاظ الملتبسة محدش يقدر ينفّذها ولا يدقّقها.

٣. لما المدة ما تكونش محسومة

كذا فئة ورشة بتحتفظ بيها — مستندات الهوية، والفيش والتشبيه، والسجلات المالية — ممكن تكون خاضعة لمدد احتفاظ قانونية تحت القانون المصري ما اتحدّدتش باستشارة للمنصة دي.

لما ده يكون الحال، السجل بيسجّل المدة كاقتراح، وبيسجّل إن مفيش أساس قانوني مُدّعى، وبيعلّمها قيد المراجعة القانونية، وبيحطّ الإجراء عند الانتهاء كمراجعة يدوية مش حذف، وبيسيب القاعدة معطّلة علشان مفيش حاجة تقدر تتنفّذ عليها.

البديل — كتابة رقم معقول والسماح لمهمة آلية تحذف سجلات بناءً عليه — بيخاطر بإتلاف أدلة حد له حق فيها، أو ورشة مُلزَمة تحتفظ بيها. الاقتراح المعلّم كاقتراح أمين. التخمين المقدَّم كمدة قانونية لأ.

٤. الحدود الدنيا المحدّدة

مستند الهوية الأصلي للصنايعي والفيش والتشبيه بيتحفظوا سنة على الأقل من الرفع، علشان أي بلاغ أمان أو نزاع أو تدقيق بيظهر بعدين يتفحص مقابل اللي اتقدّم فعلاً.

ده حد أدنى حطّته ورشة لأسباب إثباتية. مش ادّعاء بمطلب قانوني.

٥. اللي بيعيش بعد الحساب

السجلات اللي بتخصّ شخصين — الحجوزات والمدفوعات والنزاعات والمراجعات — بتعيش بعد رحيل واحد فيهم، لأن التاني ممكن لسه محتاجها ولأن السجل المالي بطرف محذوف مش سجل.

السجلات الباقية بتتجهّل: المعرّفات الشخصية بتتشال أو تتبدّل، واللي بيفضل هو المعاملة مش الشخص.

السجل بيوضّح، لكل فئة، إذا كان التعامل عند القفل حذف ولا تجهيل ولا حفظ.

٦. الحجز القانوني

لما سجل يكون خاضع لحجز قانوني، الاحتفاظ بيتوقف بالنسبة له والحذف بيترفض، بما في ذلك الحذف اللي الشخص طلبه.

الشخص بيتقاله إن طلبه محجوب وليه، بالصيغة المسموح لورشة تستخدمها.

٧. التنفيذ

قاعدة الاحتفاظ بتتنفّذ بس لما تكون مفعّلة وعدّت المراجعة القانونية وليها إجراء محدّد. لحد النسخة دي مفيش قاعدة أنشأتها ورشة مفعّلة.

كل قاعدة بتدعم تشغيل تجريبي بيقول هتأثّر على إيه من غير ما يمسّ حاجة، والقاعدة بتتفحص بالطريقة دي قبل ما تتفعّل أصلاً.